Datenschutzinformation für Online-Coachings, Aufzeichnungen & KI-Unterstützung

(Microsoft Teams & Microsoft 365 Copilot)

1. Verantwortlicher

TALENTWIRTSCHAFT Krause & Partner
Berater für Talent Management

Am Höhenfeld 1

51519 Odenthal

E-Mail: info@talentwirtschaft.de

Telefon: +49 2202 927 59 63

(im Folgenden „Talentwirtschaft“)

2. Gegenstand dieser Information

Die Talentwirtschaft führt Coaching-, Beratungs- und Strategiegespräche u. a. zu beruflicher Entwicklung, Positionierung, Neuorientierung, Fördermöglichkeiten und unternehmerischen Fragestellungen durch.

Online-Termine werden über Microsoft Teams (Microsoft 365) durchgeführt.

Zur Verbesserung der Qualität, Nachvollziehbarkeit und Effizienz können – sofern eine Einwilligung vorliegt – folgende Funktionen eingesetzt werden:

  • Audio-/Video-Aufzeichnung des Meetings

  • Automatische Transkription (Spracherkennung → Text)

  • KI-gestützte Zusammenfassungen, Notizen und Aufgabenlisten

    (z. B. mit Microsoft 365 Copilot)

Diese Datenschutzinformation erläutert, wie dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden.

3. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Durchführung von Coaching- und Beratungsgesprächen

  • Dokumentation von Gesprächsinhalten

  • Erstellung von Ergebnisprotokollen, Entwicklungsplänen oder Maßnahmenübersichten

  • Interne Nachbereitung und Qualitätssicherung

  • Effiziente Zusammenfassung von Besprechungsergebnissen

  • Reduzierung manueller Protokollierungsaufwände

Die Nutzung von Aufzeichnung, Transkription und KI-Unterstützung dient ausschließlich der professionellen Durchführung der vereinbarten Leistungen.

4. Rechtsgrundlagen

4.1 Durchführung des Coachings / Vertrags

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung des Coachings erfolgt auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

(Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen)

4.2 Aufzeichnung, Transkription & KI-Unterstützung

Die Nutzung folgender Funktionen erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung:

  • Audio-/Video-Aufzeichnung

  • Automatische Transkription

  • KI-gestützte Zusammenfassungen

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

4.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen von Coaching- oder Beratungsgesprächen können unter Umständen besonders sensible Inhalte besprochen werden, z. B.:

  • gesundheitsbezogene Informationen

  • Belastungssituationen

  • persönliche oder private Hintergründe

  • ggf. weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

Soweit Aufzeichnung, Transkription oder KI-Auswertung genutzt werden, erfolgt die Verarbeitung solcher Daten ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

5. Hinweis zum gesprochenen Wort (§ 201 StGB)

Die Aufzeichnung des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist in Deutschland nur mit Zustimmung aller Beteiligten zulässig.

Eine Aufzeichnung oder Transkription erfolgt daher ausschließlich, wenn eine vorherige Einwilligung aller teilnehmenden Personen vorliegt.

6. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Nutzung der Funktionen können folgende Daten verarbeitet werden:

  • Vor- und Nachname

  • E-Mail-Adresse

  • Unternehmens- oder Projektdaten

  • Meeting-Metadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmende)

  • Gesprächsinhalte

  • Chatverläufe im Meeting

  • Geteilte Dateien oder Präsentationen

  • Audio-/Videodaten (bei Aktivierung der Aufzeichnung)

  • Transkripte

  • KI-generierte Zusammenfassungen oder Aufgabenlisten

7. Einsatz von Microsoft 365, Teams & Copilot

Die Talentwirtschaft nutzt Microsoft 365 als technische Plattform.

Dabei kommen insbesondere folgende Dienste zum Einsatz:

  • Microsoft Teams

  • Microsoft OneDrive / SharePoint (Speicherung)

  • Microsoft Stream (Meetingaufzeichnungen)

  • Microsoft 365 Copilot (sofern aktiviert)

Microsoft agiert dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum).

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der vertraglich vereinbarten Datenschutz- und Sicherheitsstandards von Microsoft 365.

8. Drittlandübermittlung

Je nach technischer Konfiguration von Microsoft 365 kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.

In solchen Fällen erfolgen geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere durch:

  • EU-Standardvertragsklauseln

  • zusätzliche vertragliche Schutzmaßnahmen

9. Speicherdauer

Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, gelten folgende Speicherfristen:

  • Audio-/Video-Aufzeichnungen: maximal 30 Tage

  • Transkripte: maximal 90 Tage

  • Ergebnisprotokolle und Zusammenfassungen:

    bis zum Abschluss des Coaching- oder Beratungsprozesses sowie maximal 12 Monate darüber hinaus

Eine frühere Löschung ist auf Wunsch jederzeit möglich.

10. Widerruf der Einwilligung

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf kann erfolgen per E-Mail an:

📧 info@talentwirtschaft.de

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

  • Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

12. Freiwilligkeit

Die Teilnahme an einem Online-Meeting ist zur Durchführung der vereinbarten Leistung erforderlich.

Die Nutzung von Aufzeichnung, Transkription oder KI-gestützter Zusammenfassung ist hingegen freiwillig.

Das Coaching kann jederzeit auch ohne diese Funktionen durchgeführt werden.